Collecte des données CSRD : la méthode pour cadrer et embarquer ses équipes

Cadrer le périmètre de la collecte CSRD

Partir des IRO matériels pour délimiter le périmètre

La collecte des données à mentionner dans son rapport de durabilité CSRD découle des IRO matériels : les impacts, les risques et les opportunités de l’entreprise identifiés lors de l’analyse de double matérialité. Ce sont eux qui permettent de déterminer les standards ESRS (European Sustainability Reporting Standards) applicables, puis de rentrer dans le détail des points de données matériels des ESRS à collecter.

L’erreur fréquente consiste à vouloir tout collecter. Cette démarche est contre-productive. Plus le périmètre est large, plus les contributeurs se dispersent, plus les formats se multiplient et plus le contrôle qualité devient difficile. À l’inverse, un cadrage rigoureux permet de collecter moins de données (uniquement celles réellement utiles), mais de façon rigoureuse.

Un bon périmètre de collecte répond à trois catégories de questions : Quels sont les standards ESRS applicables à l’entreprise ? Quelles exigences de publication sont à respecter ? Qui détient l’information : entité du groupe, métier, fournisseur, etc. ?

Ce travail suppose donc d’avoir déjà clarifié l’identification des IRO matériels qui déterminent le périmètre de la collecte pour la rendre opérationnelle.

Cartographier ses sources de données internes

Une fois le périmètre posé, il faut localiser les données ESG disponibles en les cartographiant. Les consommations d’énergie, par exemple, peuvent être suivies en interne par l’exploitation ou la maintenance. Les déplacements professionnels relèvent parfois des achats, parfois de la finance. Les données de formation, d’accidentologie ou de diversité proviennent généralement des RH. Les données de gouvernance peuvent dépendre du juridique ou de la direction générale.

Pour les grandes entreprises, cette cartographie couvre généralement 15 à 25 sources différentes. Elle doit préciser :

• où sont les données à collecter : entité, service, propriétaire ;
• sous quel format : Excel, ERP, SIRH, facture, outil métier, plateforme fournisseur ;
• avec quel niveau de qualité : complet, partiel, non structuré, non vérifié.

Cette cartographie évite les oublis, limite les doublons et permet de désigner un responsable pour chaque donnée critique. Sans elle, la collecte repose sur des personnes de bonne volonté. Avec elle, chaque donnée bénéficie d’une source, d’un responsable, d’une fréquence de mise à jour et d’un niveau de preuve attendu.

Intégrer les données des fournisseurs et des filiales

La directive CSRD exige une vision élargie de l’entreprise et de sa chaîne de valeur. Le périmètre de collecte doit donc intégrer les filiales, les fournisseurs, les partenaires et, selon les sujets ESG matériels, certaines données amont et/ou aval.

C’est particulièrement vrai pour le scope 3, qui couvre les émissions indirectes de la chaîne de valeur. La méthodologie du GHG Protocol sur le scope 3 structure ces émissions en catégories amont et aval, ce qui en fait un repère utile pour cadrer la collecte des données climat pour son rapport CSRD sans la réduire au seul bilan carbone.

La difficulté vient de l’hétérogénéité. Les fournisseurs n’ont pas tous le même niveau de maturité. Les filiales peuvent aussi utiliser des référentiels locaux différents, des outils distincts ou des définitions hétérogènes.

Les premières collectes le montrent : plus de 50 % des données sont incomplètes ou manquantes, et plus de 60 % doivent être corrigées ou normalisées. Le scope 3 concentre souvent l’essentiel des difficultés. Le périmètre fournisseurs doit donc être anticipé très tôt : modèles homogènes, questionnaires standardisés, niveaux de preuve attendus, règles de conversion et calendrier clair.

Mobiliser ses parties prenantes et structurer la gouvernance

La collecte CSRD est un projet collectif, pas un projet RSE

Dans les entreprises de plus de 1 000 salariés, l’effort de collecte CSRD se répartit souvent ainsi :

• le service achats assure 25 % de la collecte,
• la finance 20 %,
• la RH 20 %,
• la QHSE (Qualité hygiène sécurité environnement) 15 %,
• l’IT 10 %,
• et la RSE seulement 10 %.

Ce dernier chiffre change la lecture du processus de collecte. La RSE coordonne, mais elle ne produit qu’une minorité des données. Elle dépend des achats pour les fournisseurs, de la finance pour certaines données économiques et de gouvernance, des RH pour les indicateurs sociaux, de l’IT pour les données numériques et des opérations pour les consommations terrain, par exemple.

Considérer la collecte CSRD comme un projet cantonné à la RSE est donc une cause d’échec majeure. La RSE peut piloter, structurer et animer. Elle ne peut pas, seule, fiabiliser des données qu’elle ne détient pas.

Embarquer les métiers et désigner des responsables

Mobiliser les parties prenantes ne consiste pas seulement à demander des fichiers. Il faut expliquer pourquoi la donnée est demandée, à quoi elle sert, selon quelle définition elle doit être produite et qui la valide.

Chaque indicateur doit avoir un responsable opérationnel identifié. Ce responsable indicateur peut être un membre de l’équipe achats, de la RH, de la finance, de la QHSE, de l’IT ou de la direction juridique, etc. Son rôle est de garantir que la donnée est disponible, actualisée, cohérente et documentée.

Les contributeurs doivent aussi disposer de rôles clairs : pilote, collecteur, en charge de la validation ou lecteur, notamment. Sans cette distinction, les validations se perdent, les responsabilités se diluent et les corrections arrivent trop tard.

Pour ne pas épuiser les contributeurs occasionnels, les demandes doivent être standardisées : même champ, même définition, même format, même calendrier. Les workflows de collecte permettent alors de structurer les échanges : qui répond, avant quelle date, en intégrant quelle pièce justificative et selon quel circuit de validation.

Le sujet est encore plus sensible avec les fournisseurs. Moins de 20 % d’entre eux sont prêts à fournir des données expertes dès la première sollicitation. D’où l’intérêt de modèles homogènes, de questionnaires progressifs et de règles de complétude adaptées.

En résumé, l’embarquement des métiers est primordial pour la collecte : sans responsable identifié et sans rôle clair, chaque indicateur devient un point de friction potentiel.

Installer une gouvernance et impliquer la direction

Une collecte fiable repose sur une gouvernance ESG explicite. Dans les grandes organisations, cela passe souvent par un comité interne réunissant la RSE, la finance, les achats, la RH, les systèmes d’information et les métiers clés qui assurent la cohérence globale du reporting.

Ce comité définit qui collecte quoi (le RACI), arbitre les méthodes, valide les indicateurs, suit l’avancement des campagnes de collecte, priorise les corrections et prépare l’audit. Il permet aussi de traiter les désaccords : définition d’un indicateur, périmètre d’une filiale, qualité d’une donnée fournisseur, règle de consolidation. Une gouvernance claire peut réduire de 30 à 50 % les erreurs et incohérences dans le reporting.

La DAF joue ici un rôle central. Elle assure la cohérence entre données financières et extra-financières, sécurise les ressources et installe une logique de contrôle.

L’implication du COMEX (comité exécutif) est tout aussi déterminante. Sans soutien de la direction, le volume de travail et la rigueur imposée par la CSRD créent des blocages. A l’inverse, quand l’effort de collecte est porté par la direction, la mobilisation réussit et la collecte n’est pas subie par les équipes.

Sécuriser la qualité et préparer l’audit

Les cinq règles d’une collecte fiable

Une fois le périmètre cadré et les parties prenantes mobilisées, la qualité de la collecte dépend de cinq règles.

Première règle : centraliser les données dans un espace unique. Les fichiers locaux et versions multiples créent mécaniquement des écarts.

Deuxième règle : appliquer le principe “une source, un responsable, une date de mise à jour”. C’est la base de la traçabilité.

Troisième règle : instaurer des contrôles automatiques pour repérer les données manquantes et incomplètes, identifier les incohérentes et les données non documentées ou obsolètes.

Quatrième règle : respecter un calendrier strict de cycles de collecte. De nombreuses entreprises passent à des campagnes trimestrielles pour éviter une collecte annuelle trop lourde.

Cinquième règle : documenter systématiquement les sources, les hypothèses, les limites et les méthodes utilisées.

Les consultants ESG experts de Toovalu observent au sein des entreprises multisites qu’ils accompagnent que l’effort de collecte et de consolidation représente en moyenne 250 à 400 heures par an :

• 45 % pour la collecte,
• 30 % pour la normalisation des formats des données,
• 15 % pour la vérification et la validation,
• 10 % pour la documentation des preuves en vue de l’audit.

In fine, la qualité des données repose largement sur la centralisation, la validation automatique et la documentation.

Excel ou logiciel dédié : où placer le curseur ?

Excel peut suffire pour démarrer une collecte simple. Mais il atteint vite ses limites lorsque les volumes augmentent, que plusieurs entités sont concernées ou que l’audit impose une traçabilité complète.

Un logiciel dédié à la collecte CSRD apporte alors plusieurs briques utiles :

• espace unique centralisé,
• workflows automatisés de collecte,
• bibliothèque de référentiels complète et à jour (ESRS, GHG Protocol, etc.),
• contrôles qualité intégrés,
• détection automatique des erreurs et données anormales
• consolidation automatique,
• gestion des justificatifs,
• et préparation de l’audit.

Les gains observés chez les entreprises accompagnées par Toovalu sont significatifs :

• -40 à -60 % de temps passé sur la consolidation,
• -20 à -40 % d’erreurs humaines,
• +25 à +35 % de complétude des données fournisseurs la première année,
• et 100 % de traçabilité pour les audits basés sur les normes ESRS.

Mais l’outil ne remplace pas la méthode. Il la rend tenable à grande échelle.

Documenter pour l’audit dès la collecte

La collecte doit anticiper l’audit dès le départ. Une donnée non documentée est une donnée fragile. Même si le chiffre semble cohérent, l’auditeur ne peut pas le valider sans source, méthode, hypothèse et preuve.

C’est tout l’enjeu de la piste d’audit (audit trail) : conserver l’historique des données, les corrections, les validations et les justificatifs. Cette logique doit être pensée dès la première campagne.

Le Portail RSE de l’État français rappelle les étapes et repères associés à la mise en conformité CSRD, notamment en ce qui concerne la collecte des données ESG. Cette phase conditionne la capacité à produire, justifier et faire auditer l’information publiée. L’ESRS 1 précise aussi les grands principes entourant la collecte des données ESG.

Pour approfondir cette étape, voir comment se préparer concrètement à l’audit du rapport de durabilité.

Conclusion

Réussir sa collecte CSRD ne consiste pas à collecter un maximum de données. Il faut d’abord cadrer le périmètre à partir des IRO matériels, les traduire en points de données et enfin en responsabilités opérationnelles.

La réussite dépend ensuite de la mobilisation des parties prenantes au sein de l’entreprise. La RSE coordonne, mais elle ne produit souvent que 10 % des données. Sans métiers embarqués, sans DAF impliquée et sans impulsion du COMEX, la collecte reste fragile.

La méthode et la gouvernance comptent plus que l’outil. Mais à grande échelle, un logiciel dédié devient indispensable pour structurer les workflows, fiabiliser la consolidation, documenter les preuves et préparer l’audit.