Reporting CSRD : pourquoi un fichier Excel ne suffit plus ?

De nombreuses entreprises, de toutes tailles, utilisent des fichiers Excel ou similaires, locaux ou partagés, pour collecter leurs données RSE. Cette méthode est économique, ne nécessitant qu'une licence Microsoft ou équivalente, et suffisante pour des reportings simples avec un nombre limité de données et de parties prenantes internes. Cependant, la directive européenne CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) introduit de nouveaux défis qui rendent ce système de reporting insuffisant.

Le volume de données

La CSRD exige la collecte de plusieurs milliers de datapoints, à la fois qualitatifs et quantitatifs, et nécessitant pour certains des documents justificatifs externes, des commentaires et des développements. Cette augmentation du volume de données dépasse les capacités de gestion facile que peut proposer un fichier Excel, qui devient rapidement inefficace pour traiter et organiser de telles quantités d'informations. Un outil permettant une organisation spécifique, pré-paramétrée sur ces données, avec un système de rangement éprouvé, permet de faciliter cette récupération de données.

L’intégration de données complexes

La CSRD couvre des sujets pointus nécessitant la collaboration de nombreuses parties prenantes internes, voire externes, de par la complexité des trois ESRS qui incluent des sujets variés et complexes. La gestion de ces données complexes par un fichier Excel partagé présente de nombreux problèmes :

• Versions multiples : risque de confusion entre différentes versions du fichier.

• Bugs de synchronisation : problèmes de mise à jour en temps réel.

• Absence d'historique : difficulté à suivre les modifications.

• Manque de séparation des droits et des vues : impossible de restreindre l'accès à certaines données pour des utilisateurs spécifiques.

Les outils spécialisés permettent une meilleure gestion des versions, différentes permissions pour chaque utilisateur et une collaboration efficace, évitant ainsi ces problèmes.

La traçabilité des données, pour l’audit

La CSRD impose un audit externe des rapports et des données, nécessitant une traçabilité rigoureuse de ces dernières. Avec plusieurs milliers de données à vérifier, Excel devient rapidement impraticable et invérifiable. Un outil spécialisé facilite cette vérification et donc cet audit, assurant une sécurité et une confidentialité optimales des données entre toutes les parties prenantes, internes comme externes.

Les exigences techniques : l'export XBRL

La CSRD exige l'utilisation du format XBRL pour le reporting, avec une structure spécifique et propre à ce reporting uniquement, format d’enregistrement des données qu'Excel ne prend pas en charge. Cela nécessite des compétences informatiques avancées ainsi que la connaissance de la structure imposée par la directive, ou un outil dédié pour effectuer ces exportations facilement.

Bonus : l’automatisation et l’efficacité des processus

Les outils spécialisés permettent :

• L’automatisation des processus de collecte, entraînant une réduction des erreurs humaines et une amélioration de l'efficacité du processus de reporting.La visualisation avancée : Présentation claire et compréhensible des données pour les parties prenantes.

• La conformité réglementaire : Conformité automatique aux exigences réglementaires avec des mises à jour faciles, dès lors que celles-ci évoluent dans le temps.

• La scalabilité : Adaptabilité aux besoins croissants de l'entreprise.

Conclusion

Pour conclure cet article, utiliser un fichier Excel pour le reporting CSRD implique des besoins accrus en expertise (sujets de pointe, informatique, gestion de projet), des ressources humaines et des coûts élevés. Les outils spécialisés répondent à ces défis en offrant des solutions de sécurité, d'efficacité, de conformité et de scalabilité, essentielles pour un reporting de durabilité fiable et conforme.

En résumé, un simple fichier Excel ne suffit plus pour répondre efficacement aux exigences complexes et rigoureuses de la CSRD, cependant un outil comme Toovalu Impact répond à l’ensemble de ces points.

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